Central Wyoming College (CWC) gibi küçük eğitim kurumları için öğrenci deneyiminin geliştirilmesi, kayıt sayısının yüksek tutulması açısından kritik derecede önemli. Günümüzde öğrenciler, sınıf arkadaşlarıyla birlikte çalışmak, öğretmenleriyle iletişim kurmak için esnek araçlar istiyor ve bu tür araçlara ihtiyaç duyuyorlar. Central Wyoming College CIO'su John Wood, "Büyük okullarda ne kadar hizmet sunuluyorsa bizim de o kadar hizmet sunmamız gerekiyordu. Örneğin, mobil cihazlarda çalışan uygulamalar," diyor. "Ancak maliyetleri sabit tutmak zorundayız. Ne BT bölümünün boyutunu ne de bütçemizi ikiye katlama olanağımız var. Bu nedenle, bulut tabanlı bir model iyi bir çözüm gibi görünüyordu."

Bulut tabanlı araçlar, öğrencilerin ve eğitim kadrosunun okula ulaşmak için uzun bir yol kat etmek zorunda olduğu kırsal bölgedeki bir meslek okulunun karşılaştığı kendine özgü güçlüklere de çözüm bulmuş durumda. Okulun 2000 öğrencisi dört kampüse dağılmış durumda, ayrıca Doğa Aktiviteleri Eğitimi programıyla bağlantılı olarak bazı tesisler uzak konumlarda, vahşi doğada bulunuyor. Wood, "Öğrencilerin fiziksel olarak bir araya gelmesi çok zor," diyor.

Aynı zamanda öğrenciler ekip çalışması yapmaya teşvik ediliyor. Wood, "Öğrenciler arasında ortak çalışmalar birkaç yıl öncesine göre çok daha yaygın," diyor. Öğretim görevlileri ödevleri artık tek tek öğrencilere değil, öğrenci gruplarına veriyor. Ortak çalışmalar, eğitim kadrosu arasında da bir kural haline geldi. Wood, "Bir projede en son ne zaman tek başına çalıştığımı hatırlayamıyorum," diye ekliyor.

E-posta ve dokümanlara, "fiziksel alternatiflere" gerek kalmadan, kampüs dışından erişim

CWC'nin mevcut e-posta ve dosya depolama sistemleri öğrencilerin ve eğitim kadrosunun çalışma yeri ve şekline göre esneklik sunmuyordu. E-posta ve depolanan dokümanlara yalnızca kampüste erişilebiliyordu. Okuldan eve dosya götürmesi gereken kullanıcılar, USB çubukları veya harici sabit sürücüler gibi "fiziksel alternatifleri" kullanmak zorunda kalıyordu. Bu durum, ağların virüslere maruz kalması gibi güvenlik sorunları yaratmanın yanı sıra, kritik dokümanların birden fazla sürümünün oluşmasına da neden olabiliyordu.

E-posta, depolama ve verimlilik araçlarının her yerden erişilebilecek alternatiflerle güncellenmesi söz konusu olduğunda Wood, en kritik iki unsurun bulut ve maliyet verimliliği olduğunu düşünüyordu. Önce e-posta sistemi ele alındı. CWC'nin kampüsteki yerleşik sistemi Gmail'le değiştirildi. Google Workspace for Education araçlarının okullara ücretsiz sunuluyor olmasının yanında, Wood BT bölümünde de para ve zamandan tasarruf edildiğini fark etti.

Wood, "Tesis içi e-posta hizmeti için daha fazla personele ve yönetilmesi gereken daha fazla sunucuya ihtiyaç duyuluyordu," diyor. "Gmail sayesinde tek yapmamız gereken yeni hesapların temel hazırlığını yapmak. BT için bitmeyen bir sorun olan spam filtreleme işini Google'a bıraktık." Wood, kendilerininki gibi küçük bir BT bölümü için bu tür işlerden kurtulmanın "mucizevi" bir ilerleme olduğunu söylüyor.

Bütçe planlamasında ortak çalışmanın gücü

Google E-Tablolar ve Google Meet gibi diğer Google Workspace araçlarını kullanmaya başladıkça, öğrenciler ve okul çalışanları aynı sınıf, kütüphane veya konferans salonunda olmasalar bile ekip olarak çalışabilecekleri yeni yollar keşfetti. Öğretim görevlileri ve personel gerektiğinde uzaktan çalışmayı tercih edebiliyor; böylece CWC kampüslerine gidip gelmek için zaman harcamıyorlar. Wood, "Artık ortak çalışmalar farklı şekillerde gerçekleştirilebiliyor," diyor. "Kampüste olmasalar bile öğrencilerin karşılıklı görüşmesini sağladığından Meet gün geçtikçe daha popüler oluyor."

Google Workspace sayesinde öğrenciler, akademik makale yazmak veya araştırmalarını sınıf arkadaşlarıyla paylaşmak için ihtiyaç duydukları tüm araçlara kavuştu. Wood, "Microsoft Office'in öğrenci sürümünü nasıl satın alacakları konusunda endişelenmelerine gerek kalmadı," diyor. "Bu hem eğitim kadrosu hem de öğrenciler açısından müthiş bir gelişme. Artık, okul dışında yüklenen veya düzgün yüklenmeyen yazılımlarla ilgili endişelenmeme gerek kalmadı."

Bütçe e-tablolarında bile ortak çalışmanın gücünden faydalanılıyor. Eskiden, güncelleme ve onay istemek için yöneticilerin e-tablo alışverişi yapması gerekirdi. Bu da, hata veya bütçeyi güncelleme yetkisi olmayan kişilerin işe dahil olması ihtimalini artırırdı. Artık Woods ve diğer bölüm yöneticileri, Google E-Tablolar'da tek bir e-tablo oluşturup her bir hücre için kullanıcı izinlerini ayrı ayrı belirleyebiliyor.

Wood, "Bu, güçlü bir araç olduğunu kanıtladı. Kağıt veya e-posta alışverişi yapmaktan çok daha iyi," diyor. "İzni olmayan kullanıcılar hücredeki verileri değiştiremiyor; bu kadar basit."

İzinlerin "sahibi" artık öğrenciler ve eğitim kadrosu olduğundan, çalışmalarını kimlerle paylaşacaklarına yine onlar karar verebilir. Wood, "Eskiden doküman ve klasör paylaşımı için BT yöneticilerine bel bağlıyorduk," diyor. "Şimdiyse kararları kullanıcılar veriyor."

Ücretsiz bulut tabanlı araçlar, CWC'ye ek bir maliyet getirmeden öğrencileri için daha iyi bir öğrenim deneyimi sunabiliyor. Wood, "Basit araçlar bile maliyetleri azaltıp zamandan tasarruf etmemize katkı sağladı," diyor. "Örneğin, eskiden seyahat talebi gibi bir işlem için bile evrak alışverişi olurdu. Artık herkesin inceleyebileceği, paylaşılan bir Google formu oluşturabiliyoruz."

Ortak çalışma, eğitim ve iş dünyasının olmazsa olmazları arasına girerken Wood, Google Workspace'le henüz iş hayatına başlamadan tanışan öğrencilerin uzun vadede de avantajlı olacağını düşünüyor. Wood, "Öğrenciler, yorum ve önerilerini paylaşarak ortak çalışmaların daha da verimli olmasına yardımcı oluyor," diyor. "Bir başka önemli nokta da, iş hayatında ortak çalışmalar yaparken ihtiyaç duyacakları sosyal becerileri kazanmaları."