University College Dublin öğrencileri ve çalışanları, G Suite'le zaman kazanırken paylaşımı artırıyor

University College Dublin'in (UCD) öğrencileri ve çalışanları, okulun Dublin, İrlanda'daki kampüsünün her köşesinden e-posta ve dokümanlarına hızlıca ve kolayca erişmelerini sağlayacak bir çözüme ihtiyaç duyuyordu. UCD, pratik araçlar ve BT için düşük bakım gereksinimi avantajını bir arada sunan Gmail'i tercih etti. Kampüs topluluğu daha sonra, sınıf sunuları ve ders planlarını paylaşmak için Google Hangouts, Google Slaytlar ve E-Tablolar gibi diğer G Suite araçlarını benimsedi.

Öğrenciler, eğitim kadrosu ve personeli birbirine ve online kaynaklara bağlı durumda tutmak için, University College Dublin'in, BT'nin üzerindeki yükü artırmadan e-postalara ve üretkenlik araçlarına kolay bir erişim yöntemi sunması gerekiyordu. Üniversitenin Web Hizmetleri Yöneticisi Brian Morrissey, "Belirli bir cihaza bel bağlamayan, son derece açık ve her şeyin kablosuz olarak çalıştığı bir ağ sağlamamız gerekiyordu," diyor. 32.000 öğrencisi ve 6.000 personeliyle okulun kampüs ağında e-posta kullanıp doküman paylaşan 40.000'in üzerinde bilgisayar, tablet ve akıllı telefon olabilirdi. Morrissey, "Kampüs topluluğumuz her zaman devrede olan bir hizmet istiyor. Cihazlarını kaydettirmek veya e-posta hizmetine bağlanmakla uğraşmak istemiyor," diyor.

Üniversite'deki Sunmail e-posta sistemi, Morrissey ve BT ekibini fazlasıyla meşgul etmenin yanı sıra öğrenciler ve personel için de pek pratik sayılmazdı. Morrissey, "Maliyet ve yönetim açısından, yani kaçınmaya çalıştığımız her iki noktada da ciddi bir tüketime yol açıyordu," diyor. BT personelinin birkaç tane büyük e-posta sunucusunun bakımını yapması, bunları izlemesi ve daha da fazla sayıda sunucuda spam ve antivirüs yazılımlarını çalışır durumda tutması gerekiyordu. Öğrenciler ve çalışanlar sınırlı hesap kotalarından şikayetçiydiler. Bu nedenle iletilerini sık sık silmek zorunda kalıyorlardı. Morrissey, "Özellik bakımından çıtanın altında kalan bir sistemin mimarisini yenilemek için altı haneli bir fatura ödememiz gerekecekti," diyor. BT ekibi, uygulaması ve yönetimi kolay bir bulut tabanlı e-posta sistemine geçmeye karar verdi.

BT liderleri ne diyor?

"Google'ı seçerken en büyük itici güç Gmail'in güvenilir, her zaman açık ve pratik olmasıydı."

Brian Morrissey, Web Hizmetleri Yöneticisi, University College Dublin

Kampüs yardım merkezleri sayesinde kolay geçiş

UCD, artık yaşlanan, hantal e-posta sistemlerini Gmail'le değiştirmeye karar verdi. Morrissey, "Google'ı seçerken en büyük itici güç Gmail'in güvenilir, her zaman açık ve pratik olmasıydı," diyor. "Herkes için tanıdık bir arayüz."

Google'a geçişin başarıyla tamamlanması için Morrissey ve iş arkadaşları, çalışanların ve öğrencilerin e-posta iletilerini Gmail'e her seferinde tek bir bölümde çalışarak taşıdı. Ardından ekip, bu bölümlerde geçici yardım merkezleri oluşturdu. Morrissey, "Ofislerde personelle birlikte veya öğrencilerin sıkça uğradığı mekanlarda çalışıyorduk," diyor. "Müşteri etkileşimi için çok zaman harcadık. Bu büyük bir yatırımdı ama insanlar yeni e-posta sistemine çabucak geçiş yaptığından buna değdiğini düşünüyoruz."

Öğrenciler ve çalışanlar Gmail'e alıştıkça, Google Dokümanlar, Google Takvim ve Google+ gibi diğer G Suite araçlarını da keşfettiler. Morrissey, "Biz e-posta konusuna odaklandığımızdan, aslında bunu hiç beklemiyorduk," diyor. Personel ve öğretim görevlileri, her cihazdan erişmek mümkün olduğundan, G Suite kullanımının diğer üretkenlik araçlarına göre daha kolay olduğunu fark etmiş. Google Takvim ise, Morrissey'e göre her şeyi kökten değiştirmiş. Önceden, üniversite bölümleri çok çeşitli takvim uygulamaları kullanıyordu, bu yüzden ders saatleri veya öğretim görevlilerinin mesai saatleri konusunda öğrencileri uyarmanın tutarlı bir yolu yoktu.

Zamandan tasarruf etmek ve öğretim stratejilerini paylaşmak için yaratıcı fikirler

UCD çalışanları, zaman kaybına neden olan süreçlerin yerine, G Suite'i yaratıcı şekilde kullanabilecekleri ve hem birbirleriyle hem de öğrencilerle daha kolayca bağlantıya geçmelerini sağlayacak çeşitli yöntemler keşfetti. Öğretim görevlileri, Google+'da öğrenim deneyimini iyileştirecek fikirleri yayınlamalarına ve diğer eğitimcilerden geri bildirim almalarına olanak tanıyan UCD Öğretim ve Öğrenim Topluluğu'nu oluşturdu. Morrissey, "Bunu Google olmadan yapmaya çalışsaydık büyük ihtimalle şu ankinden çok daha düşük bir etkileşim düzeyinde olurduk," diyor. Ayrıca BT bölümü, yeni teknoloji girişimleriyle ilgili sunuların paylaşılması için kullanılan bir e-posta listesi yerine kendi Google+ topluluğunu kullanmaya başladı.

UCD Veterinerlik Fakültesi çalışanları ve öğretim görevlileri ders planlaması için G Suite'ten yararlanıyor. Öğretim görevlileri, Web Hizmetleri Ekibi lideri Matthew Hynes'tan, çeşitli derslerde aynı konuların tekrar tekrar anlatılmaması için, ders müfredatlarının paylaşılabileceği daha iyi yöntemler geliştirilmesini talep etti. Hynes, öğretim görevlilerine Google E-Tablolar'da veterinerlik fakültesindeki ders konularını içeren bir ana e-tablo kullanmalarını önerdi. Hynes, ana e-tablodaki verileri alan ve hangi konuların ne zaman öğretildiğini çeşitli tablolarda vurgulayarak gösteren bir web sitesi oluşturdu.

Zaman tasarrufu ve öğretimi iyileştirmek için yaratıcı yöntemlerin teşvik edilmesinin yanı sıra, Google'a geçmek UCD'nin para tasarrufu yapmasını da sağladı. Morrissey, eski e-posta sisteminin donanım ve bakımı ile Gmail'de gerek duyulmayan antivirüs ve spam çözümüne harcanacak altı haneli yüklü tutarın üniversitenin cebinde kaldığını söylüyor.

Morrissey, "Artık e-postaya bağlanma veya depolama sorunlarıyla ilgili telefon gelmiyor," diyor. "Gmail sayesinde kota aşımıyla ilgili endişeler ortadan kalktı."

BT liderleri ne diyor?

"Gmail sayesinde kota aşımıyla ilgili endişeler ortadan kalktı."

Brian Morrissey, Web Hizmetleri Yöneticisi, University College Dublin

Kuruluş Profili

İrlanda'nın "global üniversitesi" olarak da bilinen University College Dublin, Avrupa'nın önde gelen araştırma üniversitelerinden biridir. Okulun, 120'nin üzerinde ülkeden gelen 32.000 öğrencisinin yanı sıra İrlanda dışında da 5.500 öğrencisi bulunmaktadır. Okul, yüksek lisans alanında da lider konumundadır.

Kullanılan ürünler

Kaydolduğunuz için teşekkür ederiz!

Bize ilgi alanlarınızdan biraz daha bahsedin.