UNC Greensboro'da öğrenciler ve okul çalışanları, online gruplar ve ortak çalışma süreçlerini üstleniyor

Greensboro'daki Kuzey Carolina Üniversitesi'nin çalışanları ve öğrencileri uzun süredir Google ve G Suite'i öğrenim ve iletişim ihtiyaçları için kullanıyor ve kullanıma sunulan yeni araç ve özelliklerden yararlanıyorlar. Okulun BT bölümü, kolayca bir arada çalışabilmeleri için kampüs topluluğunu G Suite araçlarını kullanmaya teşvik ediyor.

Greensboro'daki Kuzey Carolina Üniversitesi'nin (UNCG) BT yöneticisi Nick Young'a göre kampüs teknolojisinin iki olmazsa olmazı var. Birincisi, öğrencilerin ve çalışanların, BT öyle istediği için değil, kendileri kullanışlı bulduğundan araçları benimsemesi. İkincisi ise, öğrencilerin ve öğrencilerin, BT'den asgari düzeyde yardım alarak, teknolojiyi büyük ölçüde kendilerinin yönetebiliyor olması. UNGC'nin 2005'te Gmail'le başlayan uzun soluklu Google kullanımı geçmişinde, okulun 20.000 öğrencisi ve 3500 çalışanı arasında Eğitim için G Suite'in yayılımını tetikleyen unsurlar, kullanım kolaylığı ve organik bir benimsenme süreci olmuş.

Young, "Öğrencilerin ve çalışanların ne istediğini öğrenmeye çalışıyoruz. İnsanların size ne yapılacağını söylemesini istemiyoruz," diyor. "Uygulamaları ve yararlanılabilecek araçları kullanıma açık tutuyoruz ve benimsenme sürecinin bu şekilde ilerlemesini teşvik etmeye çalışıyoruz."

Öğrenciler ve çalışanlar, Gmail'in ve Google Dokümanlar gibi diğer G Suite araçlarının değerini anladıktan sonra, Google'ın geçtiğimiz 10 yıl içinde G Suite'e eklediği, Hangouts ve Google Grupları gibi yeni hizmetleri de yavaş yavaş benimsemeye başladı. Young, bu yeni araç ve özellikler sayesinde ortak çalışmanın ve yararlı bilgileri paylaşmanın ne kadar değerli olduğunun kampüs topluluğunca daha iyi anlaşıldığını ifade ediyor.

BT liderleri ne diyor?

"Google Grupları, kampüsteki iletişim planlarımızın büyük bir parçası haline geldi."

Nick Young, BT Yöneticisi, Kuzey Carolina Greensboro Üniversitesi

Ortak çalışma ve depolama için self servis araçlar

Young, IT ekibinden bahsederken, "Devasa bir geliştirici kadromuz yok," diyor. Üniversitenin boyutuna bakıldığında, geniş bir yönetim kadrosu olduğu da söylenemez. Young her zaman, BT'nin önemli bir müdahalesine gerek olmadan, G Suite kullanarak öğrenci ve çalışanların zaman tasarrufu sağlayabileceği ve birlikte daha verimli şekilde çalışabilecekleri yeni yöntemler için arayış içinde olmuş. Young, "Ölçeklenebilir iyileştirmelerin peşindeyiz. Bunlar, en düşük maliyete en yüksek faydayı sağladığımız noktalar," diyor. Bu, öğrenci ve çalışanların kendi kendilerine çalıştırabileceği self servis araçların kullanılması demek.

Örneğin, Young, öğrenci dernekleri ve yurt yöneticilerinin, iletilerini toplu e-posta araçları yerine Google Grupları üzerinden paylaşmasını önermiş. Manuel olarak yönetilen e-posta listeleri, üye ekleme ve silme gibi görevleri güç bir iş haline getiriyordu. E-postalar, alıcıların diğer iletileri arasında sıkışıp kaldığından çoğunlukla dikkatten kaçıyordu. Google Grupları'nı belirli kampüs grupları için kullanan Öğrenci Yurdu personeli ve öğrenciler, iletişim için ideal bir ortam olan online topluluklar oluşturdu. Google Grubu üyeleri, kendi gruplarına ait online merkezi ziyaret ederek tartışmaların ilerlemesini görebiliyor veya e-posta beklemek zorunda kalmadan, grup liderlerinden gelen önemli duyurular olup olmadığına bakabiliyor.

Young, "Google Grupları, e-posta listeleriyle ilişkili, sunucu bakımı ve yazılım yedeklemeleri gibi altyapı unsurlarını azaltmamıza yardımcı oldu," diyor. Grup liderleri kolayca üye ekleyip silebiliyor ve diğer üyelere soru sormak ya da onlardan cevap almak için Soru-Cevap forumları gibi özellikleri kullanabiliyor. Young, "Google Grupları, kampüsteki iletişim planlarımızın büyük bir parçası haline geldi. Çeşitli mezun grupları için daha da fazla grup eklemeye başlıyoruz," diyor.

Ekip Drive'ları, sahiplikle ilgili sıkıntıların giderilmesine yardımcı oluyor

Young, e-postaların saklanması ve üniversiteden ayrılan çalışanların e-postalarının aktarılması için Google Apps Kasası'nın kullanımı konusunda UNCG'deki bölümlere yardımcı oluyor. Young, "Bu, ayrılan çalışanlarla ilgili işlemlerde daha iyi bir iş çıkarmamıza katkıda bulunuyor," diyor.

Young, doküman paylaşımı ve depolama konusunda, çalışanları ve öğrencileri Google Ekip Drive'larını kullanmaya da teşvik ediyor. Ekip Drive'larındaki dosyalar, bireyler yerine bir grup tarafından yönetildiğinden, bir üye gruptan ayrıldığında dokümanlar yine kullanılabilir durumda kalmaktadır.

Young, "Ekip Drive'larında dokümanın sahipliği artık sorun yaratan bir nokta değil," diyor. Google Drive ve diğer G Suite araçlarında olduğu gibi Ekip Drive'larının yöneticileri de, BT'den yardım istemeden, izinleri ve üyeliği denetleyebiliyor.

Diğer kampüslerle ortak çalışma

G Suite, Kuzey Carolina Üniversitesi okul sisteminde geniş ölçekte kullanıldığından, Young gibi yöneticiler süreçlerin iyileştirilmesine yönelik fikirlerini kolayca paylaşabiliyor. Örneğin, "Aylık Yönetici Hangout'u" gibi bir Google Hangouts sohbeti aracılığıyla, UNC sistemine dağılmış yöneticiler, G Suite'i kullanmanın yeni yolları hakkında konuşmak üzere bir araya gelebiliyor.

Young, "Diğer yöneticilerin üstesinden gelemeyeceği bir sorun yaşamanız düşük bir ihtimal," diyor. "Hepimiz Google kullandığımızdan aynı platform üzerinde etkileşime geçebiliyoruz. Hangouts, sorunları çözmek için bize kolay bir yol sunuyor."

Kuruluş Profili

Greensboro'daki Kuzey Carolina Üniversitesi (UNCG), 20.000 öğrencisi için 85 lisans, 74 master ve 32 doktora programı sunan bir sosyal bilimler ve araştırma üniversitesidir. Okulun misyonu, düşünsel sorgulamayı teşvik ederken öğrencileri aktif bir vatandaşlığa hazırlayan, öğrenci merkezli ve katılımcı bir topluluk oluşturmaktır.

Kullanılan ürünler

Kaydolduğunuz için teşekkür ederiz!

Bize ilgi alanlarınızdan biraz daha bahsedin.